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“La gestión y la integración que aporta el FM, claves para el desarrollo de las Smart Cities” – Revista Facility Management & Services (FM&S) – Abril 2015

El pasado 12 de marzo celebramos en el hotel Melià Castilla de Madrid un café de redacción titulado “La visión del FM en la Smart City española”, un encuentro que se ha producido gracias al patrocinio de Grupo Clece y la compañía tecnológica Rosmiman. Este foro viene a completar el especial sobre el Facility Management en el entorno de la ciudad inteligente al que dedicamos un amplio número de páginas en este primer número del primer cuatrimestre del 2015. Para introducirnos en la Smart City actual, contamos con la participación de José Antonio Teixeira, del Ayuntamiento de Santander, y coordinador presidencia del grupo de trabajo de la RECI (Red Española de Ciudades Inteligentes); Julia López, del Ayuntamiento de Barcelona; Carlos Ventura, del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid y Javier Peña, del Ayuntamiento de Alcobendas. Por parte del Grupo Clece nos acompañaron José Antonio de Lama y Montserrat Castellanos, y desde Rosmiman estuvieron presentes José Antonio Lama y Miquel Seriola.

El equipo de la revista FM&S formado en esta ocasión por Mariví Gómez, directora de relaciones institucionales de la editorial; Leticia Duque, redactora jefe de la revista; Paloma Melendo, directora de la publicación, y Ángel Tejedor, asesor de la publicación, quien hizo las veces de moderador, completaron la mesa de debate en torno al Facility Management y la Smart City.Paloma Melendo fue la encargada de iniciar el foro explicando, en primera instancia, que la revista y todos los proyectos que van surgiendo se producen fruto del escenario actual que incita a buscar una mejor gestión, basada ésta en el modelo que supone el Facility Management, el cual permite a las organizaciones optimizar sus costes bajo las premisas de calidad, eficiencia y sostenibilidad, “en definitiva, busca ser más productivos y aumentar el nivel de competitividad”, sentenció.

Integración

“Sin duda el Facility Management tiene una asignatura pendiente, y es el de la Administración Pública”, así de contundente comenzó Ángel Tejedor. De esta manera, este foro es una ventana donde escuchar su opinión.  Tejedor, en primer lugar, quiso ponerles en antecedentes ante la disciplina del FM: “Existe una norma europea que define qué es Facility Management («Es la actividad de la gestión de inmuebles y servicios de soporte a la actividad principal»). Ésta tiene importancia porque si no, al igual que hace unos años, cada uno aportaría una definición distinta. Esta norma es de aplicación en toda Europa y va desde la 15.221 a la 15.226”. Asimismo dejó constancia de la dificultad de aplicar en su completo sentido el FM (la integración) en la Administración, pues estamos hablando ya no solo de edificios, sino también de servicios y de una estructura propia central, regional y local. Para no empezar la casa por el tejado y atendiendo al título que engloba el café de redacción, el moderador pidió a los representantes de los ayuntamientos explayarse acerca de la visión que tienen del FM, por un lado, y de la situación de la Smart City en España, por otro. Julia López, del Ayuntamiento de Barcelona, quien rompió el hielo, confesó su desconocimiento de lo que es el Facility Management. “Sin embargo, me gusta eso de que se haya llegado a un acuerdo de estandarización de definición, porque en cuanto al término Smart City, no lo hay”. En su experiencia, más de diez años en el departamento de Tecnologías Urbanas en Estrategia Digital,  “cómo utilizar la tecnología para mejorar las ciudades, eso es para mí la Smart City”.

En su alocución destacó que las herramientas de mejora de las ciudades deben generar riqueza y talento, entre otras bondades. “Podría hablar de muchos aspectos de lo que es una Smart City, pero me ha gustado la referencia a la ‘integración’, porque una ciudad debe ser la integración de diversas capas”, comentó. Y continuó, “las ciudades son milenarias, construidas por capas, ha habido muchas capas físicas, la Smart City es poner una más: la digital, que nos tiene que ayudar a construir la ciudad que todos queremos, y me refiero a una nueva forma de participación ciudadana”. Respecto a la visión de la nueva ciudad, en este caso Barcelona, “el Ayuntamiento de Barcelona entiende que debe hacer una aproximación transversal de todos los campos de la ciudad, por eso se ha creado una oficina que llamamos Smart City, donde se agrupan proyectos donde la tecnología, como facilitador, es el centro”, el objetivo, según la representante, es crear una historia común, una definición de la ciudad que se pretenden obtener, que se explica a los ciudadanos y a todo el que quiera conocer el proyecto de Barcelona. “Es una herramienta de marketing maravillosa -nuestra marca Barcelona-. Además de una ciudad con una gran ventaja, es muy turística, se empieza a conocer como un lugar tecnológico, reforzando el talento y posicionándose en el ámbito internacional”, concluyó.“En 2004 –comenzó Carlos Ventura, del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid- creamos un proyecto que no denominábamos como Smart City. Creamos una plataforma donde aunábamos unos servicios, que funcionaban con una red multiservicio que nos ha permitido gestionar el tráfico, alumbrado público, gestión municipal, etc.

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Asimismo, indicó que la banda ancha, y las nuevas generaciones que usan la tecnología, que pretenden favorecer desde el Gobierno, es lo que nos ha permitido evolucionar a lo que hoy sí entendemos como Smart City”. Asegura que en Rivas Vaciamadrid se ha avanzado mucho, en el ámbito interno, en eficiencia energética, reducción de emisiones por consumo, climatización, etc., pero que a la vez que el ciudadano lo ve bien, por el ahorro de costes que tiene, no significa que sea fácil “vendérselo”.

El representante del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid sugirió que el siguiente paso que habría que dar es facilitar a los ‘vecinos’ más servicios “que puedan palpar”; poner a disposición plataformas en tiempo real, que además serían proyectos que fomentaría la colaboración público-privada. A su vez, Ventura resaltó, la interoperabilidad: “La RECI tiene ese enfoque, nos ha puesto a compartir las experiencias, los datos, etc., y hemos crecido considerablemente todos al compartir”. Por otro lado, insiste en que la evolución hacia el ciudadano que quiere soluciones para mejorar su vida y que ésta sea más fácil es lo principal, así como tener una perspectiva de eficiencia, productividad y sostenibilidad de la ciudad.

En consonancia con el discurso de Ventura, Javier Peña, del Ayuntamiento de Alcobendas, insistió en que la RECI y otros foros “nos ayudan a prepararnos”. En Alcobendas, según Peñas, están “en un proceso de renovación tecnológica interna”. Asimismo, asegura, deben primero definir hacia dónde quiere redirigir la ciudad. “Queremos asentar nuestras infraestructuras para luego dar el salto. Hay grandes proyectos que se están madurando, como son los pliegos de gestión energética completa de todo el municipio y del mantenimiento y gestión de los edificios”.  Peña insiste en que este proyecto “se ve como un intento de integración bajo una idea de Smart City, usando una plataforma común; aunque por ahora no está definido pero no queremos que la visión se pierda”.José Antonio Teixeira, comenzó su alocución alabando la “relación humana del equipo de la RECI. Se deja a los técnicos que trabajen”. Por otro lado –continuó-, la visión de la Smart City “en Santander lo hemos basado en un plan estructural analizando qué es lo que queríamos, hacia dónde iba Santander. Uno de los aspectos fundamentales en el ámbito de la Administración Pública es tener el apoyo y la ambición para implementarlo del liderazgo político”.

El plan del que nos habló conlleva una gestión transversal, “más que una unificación de servicios es un cambio de modelo transversal con el objetivo de que haya en los servicios más coordinación. Por muchas plataformas y demás, lo importante -resaltó de nuevo- es el apoyo político del liderazgo”.Este nuevo modelo que señala Teixeira busca la eficiencia en el servicio, posibilita una “mejor gestión de los recursos públicos de la ciudad, eso es Smart City, y uno de los canales es usar la tecnología, no es tecnificar las ciudades, es educar a las personas a trabajar de manera coordinada”. Asimismo sacó a colación el término ‘cocreación’ (entendido como la colaboración que se produce entre ciudadano y Administración para conjuntamente crear la ciudad inteligente), Texeira explicó que “antes de todo hay que tener un plan estructurado y un equipo que sea capaz y esté preparado para ofrecer a los ciudadanos lo que demandan”. Es decir, “más que participación es cocreación, pero la Administración pública tiene que estar preparada y tener herramientas”, finalizó.

A continuación tomaron la palabra los representantes de las compañías proveedoras. Comenzó, José Antonio Lama, de Rosmiman, quién reconoció que para que un proyecto funcione “tiene que haber un plan”. A su vez, destacó la importancia de conocer quienes son los interesados del mismo, el público objetivo. Y es en ese sentido en el que advirtió que “no se está haciendo una gestión para los interesados. La Smart City es inteligente por el ciudadano -por el interesado-, también por las empresas y por el ayuntamiento”. En definitiva, Lama abogó por la necesidad de poner en marcha planes de comunicación de tal manera que el ciudadano entienda y conozca para qué se están emprendiendo las estrategias que se dirigen a crear la ciudad inteligente del futuro. Por su parte, José Antonio de Lama, de Grupo Clece, opinó acerca de la Smart City y el FM: “Son dos conceptos muy ambiciosos y amplios. Aún no sabemos delimitarlos. Llegar a ser Smart City es un camino largo”. Asimismo, dejó claro que una ciudad inteligente necesita dos ‘patas’: “la tecnología y la provisión de servicios; ayudamos a los ayuntamientos, por ejemplo, con la energía, hacemos que las ciudades sean más eficientes y más smart”.

Adaptarse al cambio

En este punto del Café de Redacción,  surgió por parte de Ángel Tejedor una cuestión: “No estamos vendiendo el servicio, o la aplicación, y nos estamos dejando el ayudarles -a los Ayuntamientos- para que evolucionen en el concepto de gestión, de ser más eficientes”, aventuró. Más si cabe, cuando quedó patente -según los representantes de los ayuntamientos invitados- que se desconoce lo que puede esta disciplina hacer por ellos; aunque hay interés por conocer y aplicar el concepto de integración, ya que para los invitados la Smart City no es solo tecnificar y,  sí es integrar.La estrategia de Rosmiman no es “vender por vender”, según explicaron. “Siempre hay una barrera con la tecnología, el miedo a moverse, a dar un paso adelante”, añadió Miguel Seriola. “Lo que estamos haciendo es intentar integrar lo que ya está implantado con más tecnología, una herramienta que ayuda a la gestión desde todo el ciclo de vida del activo”. Continuó, en un intento de hacer autocrítica, advirtiendo que “nos equivocamos al vender, porque vendemos un pedacito, porque no buscamos integración para que el usuario tenga todo a su alcance y nos está constando llegar al cliente final”.En este mismo sentido, José Antonio de Lama, añadió que en cuanto a los servicios, “estamos estructurados por divisiones separadas y, sin embargo, cada vez tenemos más demanda de integración de servicios y de ahí que necesitemos una persona dedicada al Facility Management”, en este caso esa figura es Montserrat Castellanos, la cual mostró su visión de la disciplina de la siguiente manera: “Los FM somos magos de la gestión del cambio, tenemos que enamorar no solo al cliente si no al usuario de esa organización -es importantísimo-, en la ciudad al ciudadano”. Aseguró que toda autocrítica es poca: “Porque tenemos que analizar y mejorar todo, porque el objetivo del cliente tiene que ser el nuestro. La reducción de costes es la consecuencia de una buena gestión. Somos líderes y tenemos que liderar a todas las personas”, sentenció.

Asimismo los representantes de los ayuntamientos continuaron con la autocrítica. En primer lugar, se sitúa la información y sensibilización al ciudadano. Para Teixeira, desde los ayuntamientos “tenemos que intentar que los proyectos tengan un cierto valor añadido para el ciudadano; no todo va a tener un impacto directo para éste, habrá algunos que tengan un impacto solo en la gestión”. Para el representante de la RECI, mejorar de manera interna y ser eficaces redundará en el ciudadano y éste lo percibirá. Indicó que no solo se trata de comunicar “sino que, junto con las herramientas, la gestión eficiente sea perceptiva para el ciudadano”. Por ello, señaló con contundencia que, “tenemos que estar dispuestos a cambiar el modelo de gestión aunque éste conlleve a veces cambiar perfiles”. Finalizó su intervención solicitando además que el sector privado sea más proactivo y este cambio de modelo también les llegue por su parte: “El verdadero cambio que se está produciendo ahora es que los ayuntamientos necesitan que la innovación y el cambio venga de la empresa privada”. En este sentido salió a la palestra (como autocrítica) la contratación pública, que genera polémica en su forma de proceder; todos estuvieron de acuerdo en que hay un problema con los pliegos de condiciones, con las bajadas temerarias, el criterio único del precio, las subastas… De hecho Teixeira anunció que precisamente la RECI va a “crear la sexta área de trabajo que abordará las fórmulas de contratación”. El objetivo, según comentó, es intentar “regular el asunto de la contratación pública”.

El sector privado y el público deben trabajar para implantar una gestión, crear valor, ser eficientes… pues, en esta coyuntura, todos afirmaron que el factor crisis está pudiendo con el factor servicio, ocurre en el sector público como en el privado, todos son conscientes de que se están ‘tirando’ los márgenes. “Hasta que los objetivos del señor de compras (en la Administración) no sean los mismos que el del señor gestor/proveedor esto no cambiarán”, afirmó Ángel Tejedor. Es una cuestión de evolución del modelo, incluso, de madurez, aunque este cambio no se consigue de un día para otro.Desde la Administración, los representantes invitados, creen que sí se están dando pasos evolutivos en asuntos como la banda ancha y las redes Wifi, la colaboración público-privada o la transparencia, entre otros.

Áreas prioritarias

Las ciudades son entes vivos, cambian y se transforman con el paso de los años; las ciudades del futuro, las ciudades inteligentes seguirán construyéndose. Para cerrar este encuentro los representantes de cada ayuntamiento invitado, que trabajan en esta dirección (algunos de ellos pertenecen a la Red Española de Ciudades Inteligentes que se ocupa de las materias relevantes para construir la ciudad smart), finalizaron el debate dándonos las claves sobre los siguientes pasos a seguir, distintos y propios de la situación particular que tiene cada municipio y en consonancia con lo que va marcando la RECI y los tiempos.“En mi opinión, como ciudadana -expuso Julia López (Barcelona)-, las áreas prioritarias serían: primero, establecer un listado de indicadores de medidas de impacto creíble, que mida no solo en el sentido cuantitativo, sino también el impacto cualitativo, es decir que podamos preocuparnos no solo por el impacto económico sino también por el social, para implicar al ciudadano. En segundo lugar, afianzar la oficina transversal, sobre todo, en la parte de creación de una oficina de contratación transversal, que centralice los pliegos y que aplique cláusulas smart; el tercero, continuar trabajando para crear esta ‘historia común de ciudad’ que nos sirve para cohesionarnos y manifestar un mensaje claro al ciudadano, así como porque esta ‘historia común’ nos está ayudando a captar mucha financiación externa”.

Por su parte, Carlos Ventura (Rivas Vaciamadrid), señaló como prioritaria la centralización de compras. “Para ser más eficientes y ahorrar en costes. También se podría echar en falta la parte que corresponde a la ciudadanía y potenciar que ésta perciba todo lo que aporta el proyecto de Smart City; en cuanto a la parte empresarial, que es la que hace sostenible las ciudades, tenemos que dinamizarla. Estamos trabajando para que empresas innovadoras vean atractivo Rivas y con ello lleguen inversiones, lo que conlleve al crecimiento empresarial en el municipio”.Como comentó en un principio Javier Peña de Alcobendas, “nos queda aún definir el plan completo de lo que queremos hacer; nos encontramos en un cambio de infraestructuras”. Pero sus próximos pasos, según declara, son “seguir con nuestros proyectos innovadores, que, aunque pequeños, tienen impacto”.

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